Tietosuojaseloste Autojoukkojen Turun killan jäsenrekisteristä

Seloste käsittelytoimista

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Autojoukkojen Turun kilta ry:ssä.

Päiväys: 25.5.2018 

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät 

  • Rekisterinpitäjä: Autojoukkojen Turun kilta ry, Ylännekatu 16 20540 Turku
    Rekisterinpitäjän edustaja:
  • Puheenjohtaja Seppo Punna, puheenjohtaja@ajkturku.net

Henkilötietojen käsittelijät

Jäsenrekisteri ja syntymäpäivärekisteri:

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Jäsenrekisteri: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c).

Jäsenrekisteri:

  1. Killan sääntömääräiseen toimintaan kuuluva suku- ja henkilö tietojen kerääminen ja tallentaminen jäsenrekisteriin. Oikeusperuste: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3).
  2. Jäsenrekisterin julkaiseminen rekisterinpitäjän hallinnassa olevalla, suppealla ja rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulla verkkosivulla. Oikeusperuste: Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3).
  3. Pääosin jäsenrekisteristä koostuvan lehden julkaiseminen. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen. 

Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia. Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on killan jäsenyyden edellytys.

Rekisteröityjen ryhmät

Jäsenrekisteri: Autojoukkojen Turun kilta ry:n jäsenet.
Syntymäpäivärekisteri: Autojoukkojen Turun kilta ry:n kuuluvat henkilöt. 

Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn täydellinen nimi ja kotipaikka. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.

Jäsenrekisteri: Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, ja osoitetiedot, missä palvellut, sotilasarvo. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Jäsenrekisteri: Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään killan viestintätarkoituksissa.

Syntymäpäivärekisteri: Henkilötietoja siirretään jäsenrekisteristä killan hallinnassa olevalle, rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulle verkkosivustolle sekä lehden pohja-aineistoksi.

Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja killan ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on killan jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero killasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi.

Syntymäpäivärekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenrekisterin ylläpito kuuluu killan sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä syntymäpäivärekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

Käsittelyn turvatoimet

Tietojen eheyden ja saatavuuden takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi rekisterinpitäjä käyttää seuraavia luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, jotka huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojauksesta: (palveluntarjoajayritysten nimet) 

Rekisterinpitäjä on velvoittanut ohjelmistojen ja palvelinpalvelujen toimittajat viivytyksettä tiedottamaan tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle niiden dokumentoimiseksi. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen

Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.

Rekisteröidyn oikeudet 

  1. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista. 
  2. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua. 
  3. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää henkilötietojensa käsittely. 
  4. Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. 
  5. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle. 
  6. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.